Instandhaltungskosten – Definition und Erklärung vom Immobilienmakler

Was sind Instandhaltungskosten? Instandhaltungskosten sind jene Kosten, welche für die Erhaltung eines funktionsfähigen und nutzbaren Zustandes einer Immobilie anfallen. Derartige Instandhaltungsmaßnahmen lassen sich in vier unterschiedliche Kategorien einteilen: Inspektion, Wartung, Instandsetzung und Verbesserung.

Für welche Bereiche der Immobilie fallen Instandhaltungskosten an?

Im Laufe der Zeit verschlechtert sich der Zustand einer jeden Immobilie. Dies kann zum einen durch reguläre Alterungsprozesse sowie Verwitterung geschehen. Wird eine Immobilie genutzt, kommt es jedoch gleichfalls zu einer allmählichen Abnutzung. Schäden an der Immobilie können sowohl an der Fassade und dem Dach als auch im Mauerwerk und im Innenbereich auftreten.

Welche Instandsetzungskosten konkret anfallen und, wann diese fällig werden, hängt zum Teil von der Art der Nutzung sowie der Bauweise und Bausubstanz ab. Eine entscheidende Rolle spielt hierbei jedoch, um welchen Teil der Immobilie es sich handelt. Manche Teilbereiche müssen öfter instand gesetzt werden als andere. Grob ist eine Unterteilung in die folgenden drei zeitlichen Kategorien möglich.

Alle 5 bis 15 Jahre:

• Anstriche und Tapeten innen
• Außenanstriche an Außentüren, Fassaden und Fenstern
• Dacheindeckungen bei Flachdächern
• Elektro-Warmwasserbereiter
• Fußbodenbeläge aus Textilien

Alle 15 bis 30 Jahre:

• Außenverglasungen
• Dachanschlüsse aus Zinkblech
• Dachrinnen und Fallrohre aus Zinkblech
• Elektronische Regeleinrichtungen
• Heizkessel und Heizthermen
• Kunststoffbodenbeläge innen
• Plattenbekleidungen außen
• Stahl-Heizradiatoren

Alle 30 bis 50 Jahre:

• Abdichtung von Außenbauteilen mit Fugenmassen
• Außenwandputz und Wandbekleidungen
• Ausstattung von Bädern und Küchen
• Dacheindeckungen und Dachanschlüsse
• Elektroinstallationsnetz mit Dosen und Schaltern
• Fenster und Außentüren
• Fliesen und Plattenbodenbeläge innen
• Heizungsrohrnetz
• Kaminköpfe über dem Dach
• Sanitärleitungsnetz für Bäder und Küchen

Teile des Wand- und Deckenputzes innen

Wie hoch sollten die Instandhaltungsrücklagen sein?

Wer eine Eigentumswohnung besitzt, hat als Mitglied in einer Eigentümergemeinschaft die Pflicht, über das Hausgeld an der Bildung von Instandhaltungsrücklagen mitzuwirken. Die Grundlage für diese Regelung ist das Condominium Act (WEG). Es existiert jedoch keine feste Vorgabe, wie hoch die Instandhaltungsrücklage sein muss. Diese Entscheidung wird von der jeweiligen Eigentümergemeinschaft getroffen.

Eine Ausnahme hierzu bildet der soziale Wohnungsbau, bei welchem gemäß der 2. Berechnungsverordnung des Wohnungsbaugesetzes Instandhaltungsrücklagen in festgeschriebener Höhe gebildet werden müssen. Die Höhe richtet sich dabei nach dem Alter der betreffenden Immobilie. Für Wohngebäude, die maximal 21 Jahre alt sind, beläuft sich die Instandhaltungsrücklage auf 7,10 EUR pro Quadratmeter im Jahr. Bei Gebäuden zwischen 22 und 31 Jahren sind es 9,00 EUR pro Quadratmeter im Jahr. Ist das Wohngebäude bereits älter als 32 Jahre, sind schließlich 11,50 EUR pro Quadratmeter im Jahr vorgeschrieben.

Manche Wohnungseigentümergemeinschaften orientieren sich am obigen Rahmen. Eine Alternative hierzu ist die sogenannte Peterssche Formel. Im Gegensatz zu der Tabelle für den sozialen Wohnungsbau orientiert sich diese nicht am Alter der Immobilie. Stattdessen werden die Herstellungskosten als Maßstab genommen.

Hierfür nimmt man die Herstellungskosten des Gebäudes pro Quadratmeter, multipliziert diese mit dem Faktor 1,5 und dividiert durch 80. Das Ergebnis ist eine näherungsweise Schätzung der Instandhaltungskosten pro Quadratmeter Fläche, die zusammengenommen in den nächsten 80 Jahren für das Gebäude anfallen werden. Anschließend sollte die Eigentümergemeinschaft rund 70 Prozent des ausgerechneten Betrages pro Jahr und Quadratmeter zur Seite legen.

Kritiker bemängeln jedoch die relativ hohen Kosten, welche durch die Peterssche Formel auf die Eigentümer zukommen. Die Wahrscheinlichkeit, dass durch die Formel sämtliche Kosten abgedeckt werden, ist zwar sehr hoch, jedoch scheitert die Durchführung in der Praxis meist an den zu hohen jährlichen Kosten für die Rücklage.

Im Gegensatz zu Eigentümergemeinschaften sind Hausbesitzer nicht zur Bildung einer Rücklage für die Instandhaltungskosten verpflichtet. Um zu verhindern, dass innerhalb kurzer Zeit zu hohe Kosten bewältigt werden müssen, sollten sich Hausbesitzer dennoch um die Bildung einer adäquaten Rücklage kümmern. Der Verband privater Bauherren (VPB) empfiehlt, dass pro Quadratmeter und Monat mindestens 1 EUR für Instandhaltungen zurückgelegt werden sollte. Diese Empfehlung ist unabhängig vom jeweiligen Alter der Immobilie.

Wie unterscheiden sich Instandhaltungskosten und Instandsetzungskosten?

Als Instandhaltungsmaßnahmen werden in erster Linie regelmäßige Reparaturen und Wartungen sowie vorbeugende Maßnahmen verstanden. Der Schwerpunkt liegt dabei auf den regelmäßigen Abständen, in denen diese Maßnahmen an einer Immobilie erforderlich werden. Die behobenen Schäden entstehen dabei meist durch Alter, Witterung oder Abnutzung. Eine Instandhaltung zielt auf den Erhalt der Funktionsfähigkeit und Nutzbarkeit einer Immobilie ab.

Im Vergleich dazu dient eine Instandsetzung der Wiederherstellung eines vorherigen Zustandes. Als Zielvorgabe für Instandsetzungsmaßnahmen dient dabei oftmals ein vertraglich festgelegter Zustand. Eine Instandsetzung kann notwendig werden, wenn an einem bestimmten Teil der Immobilie ein nachhaltiger Schaden entstanden ist.

Eine genaue Abtrennung der beiden Begriffe gestaltet sich in der Realität jedoch oftmals schwierig. So können kleinere Beschädigungen, die einem vertraglich festgelegten Zustand zuwiderlaufen, dennoch im Rahmen der Instandhaltung ausgebessert werden.

Als bestes Unterscheidungsmerkmal dient die Abgrenzung zwischen Vorsorge einerseits und der Behebung eines bereits entstandenen Schadens zur Wiederherstellung des vertraglich festgelegten Zustandes:

Müssen beispielsweise Reparaturen an einem Dach vorgenommen werden, um schlimmeren Schäden vorzubeugen, handelt es sich bei den entstehenden Kosten um Instandhaltungskosten. Sind die Schäden hingegen so weit fortgeschritten, dass eine Erneuerung des ganzen Daches notwendig ist, handelt es sich um Instandsetzungskosten.

Ein anderes Beispiel: Die regelmäßigen Wartungsarbeiten an einer Heizanlage schützen vor Abnutzungseffekten und Alterserscheinungen. Daher zählen Wartungsarbeiten als Instandhaltung. Ist die Heizungsanlage hingegen komplett ausgefallen und muss ersetzt werden, um den vorherigen Zustand (funktionierende Heizung) der Immobilie wieder herzustellen, handelt es sich um eine Instandsetzung.

Schönheitsreparaturen und Modernisierungen nehmen eine Sonderrolle ein

In Abgrenzung zur Instandhaltung und Instandsetzung gibt es zum einen sogenannte Schönheitsreparaturen. Hierbei handelt es sich grundsätzlich nur um oberflächliche Maßnahmen wie das Tapezieren und Streichen von Wänden, Türen, Böden, Heizkörpern, etc. Weiterhin zählen auch Modernisierungsmaßnahmen, welche nicht auf den Erhalt oder die Reparatur der bestehenden Substanz abzielen, nicht zu den Instandhaltungsmaßnahmen. Hierzu zählen beispielsweise Maßnahmen, welche den Wohnkomfort verbessern oder Arbeiten, deren Ziel das Einsparen von Energie und Wasser ist.

Wer übernimmt die Kosten?

Instandhaltungskosten sind vom Eigentümer zu tragen. Sollte die Wohnung vermietet werden, muss daher der Vermieter für die anfallenden Kosten aufkommen. Auch Instandsetzungskosten sind meistens vom Vermieter zu zahlen. Eine Ausnahme ist, wenn der Mieter nachweislich selbst für die entstandenen Schäden verantwortlich ist. Schönheitsreparaturen sind üblicherweise im jeweiligen Mietvertrag geregelt. Formal zählen die hierdurch entstandenen Kosten nicht zu den Instandhaltungskosten. Die meisten Vereinbarungen sehen daher vor, dass solche Arbeiten vom Mieter zu tragen sind. Modernisierungskosten können vom Vermieter auf die Mieter umgelegt werden. Hierbei kommt es jedoch öfter zu Streitigkeiten, welche Maßnahmen als Modernisierung zählen und welche Arbeiten in Wirklichkeit der Instandhaltung bzw. Instandsetzung dienen.

Wie lassen sich Instandsetzungskosten von der Steuer absetzen?

Sämtliche Instandhaltungskosten sind vom Prinzip her steuerlich absetzbar. Es gibt jedoch Einschränkungen.

In den ersten drei Jahren nach Fertigstellung werden die Kosten für Reparaturen und Sanierungen zusammengerechnet. Übersteigen diese in den drei Jahren 15 Prozent der ursprünglichen Anschaffungskosten des Gebäudes, zählen sie nicht als Instandhaltungskosten, sondern als anschaffungsnahe Herstellungskosten. Um steuerlich profitieren zu können, sollten Eigentümer Sanierungsarbeiten daher bei entsprechend hohen Kosten zeitlich verteilen, um nicht die 15-Prozent-Grenze zu überschreiten.

Eine weitere Ausnahme stellen Renovierungen dar, die ein unbewohnbares Gebäude erst wieder bewohnbar machen. Auch hierbei handelt es sich nicht um steuerlich absetzbare Instandhaltungskosten.

Die Mieter haben zudem auch die Möglichkeit, bestimmte Instandhaltungskosten steuerlich geltend zu machen. Voraussetzung ist, dass in der Nebenkostenabrechnung haushaltsnahe Dienstleistungen wie Hausmeisterarbeiten, Hausreinigungen oder Gartenarbeiten aufgeführt sind. Der Personalkostenanteil muss jedoch explizit in der Nebenkostenabrechnung ausgewiesen sein.